Perguntas Frequentes

Cadastro e Gestão de Licitações no Portal de Licitações

1. Objetivo

Padronizar o processo de cadastro, manutenção, comissionamento, lançamento de pedidos e impressão de propostas no Portal de Licitações, garantindo a correta inclusão e acompanhamento das licitações.

2. Responsáveis

• Equipe Comercial
• Analistas de Licitação
• Gestores de Vendas
• Usuários autorizados do Portal de Licitações

3. Pré-requisitos

• Possuir acesso ao sistema Sankhya.
• Ter permissão para acessar o Portal de Licitações.
• Possuir as informações da licitação a ser cadastrada.

4. Procedimento

4.1 Acesso ao Portal de Licitações

1. Acessar o sistema Sankhya.
2. Localizar e abrir o módulo Portal de Licitações.
3. Caso os registros não estejam visíveis, clicar em Mostrar Grade para exibir as licitações cadastradas.
4. Verificar se a tela apresenta a lista de processos já cadastrados.

4.2 Consulta de Licitações Existentes

1. Utilizar o campo Pesquisar para localizar uma licitação específica.
2. Informar o número do processo, parceiro ou outro dado disponível.
3. Clicar em Atualizar para recarregar os registros da tela.
4. Confirmar se a licitação desejada já está cadastrada antes de criar um novo registro.

4.3 Cadastro de Nova Licitação

1. Na tela principal do Portal de Licitações, clicar em Cadastrar Nova Licitação.
2. Será aberta a tela de inclusão de dados da licitação.
3. Preencher todas as informações obrigatórias.
4. Durante o cadastro, utilizar apenas as seguintes abas:

• Geral
• Itens
• Comissionamento

1. Após o preenchimento inicial, clicar em Salvar.

4.4 Clonagem de Licitação

Quando houver uma licitação semelhante a outra já cadastrada:

1. Selecionar a licitação existente.
2. Clicar na opção Clonar.
3. O sistema replicará os dados da licitação selecionada.
4. Alterar somente as informações necessárias para o novo processo.
5. Salvar o novo registro.

Benefício: reduz retrabalho e evita erros de digitação.

4.5 Preenchimento da Aba Geral

1. Acessar a aba Geral.
2. Informar os dados principais da licitação:

• Número do processo;
• Órgão participante;
• Datas;
• Condições comerciais;
• Demais informações necessárias.

1. Na parte inferior da tela, preencher informações complementares quando necessário.
2. Conferir todos os dados antes de salvar.

4.6 Inclusão de Itens

1. Acessar a aba Itens.
2. Clicar para incluir um novo item.
3. Consultar o produto desejado.
4. Caso necessário, informar uma descrição personalizada.
5. Definir as quantidades e demais parâmetros exigidos pela licitação.

4.7 Licitações por Item

Quando a licitação for realizada por item:

1. Informar a Unidade de Negociação, conforme o edital:

• Unidade;
• Caixa;
• Frasco;
• Outra unidade aplicável.

1. Informar o percentual de desconto, quando aplicável.
2. Revisar os dados.
3. Clicar em Salvar Item.

4.8 Cadastro de Comissionamento

1. Acessar a aba Comissionamento.
2. Selecionar o representante responsável pela negociação.
3. Informar o percentual de comissão.
4. Confirmar os dados cadastrados.
5. Salvar as informações.

4.9 Lançamento ou Abertura de Pedido

Após a conclusão do cadastro da licitação:

1. Retornar à aba Geral.
2. Selecionar a opção Vendas com NAF, quando aplicável.
3. Salvar o registro.
4. Clicar no ícone de ações da licitação.
5. Escolher uma das opções:

• Abrir Pedido (quando o pedido já existir);
• Lançar Pedido (quando ainda não foi criado).

1. Validar as informações antes de finalizar.

4.10 Licitações com Tabela CMED

Quando a licitação utilizar tabela CMED:

1. Acessar a aba Itens.
2. Incluir apenas:

• Categoria;
• Total;
• Percentual de desconto.

1. Definir a sequência inicial como 1.
2. Selecionar a tabela CMED correspondente.
3. Escolher a categoria:

• Genérico;
• Similar;
• Referência;
• Outras categorias aplicáveis.

1. Informar o desconto negociado.
2. Salvar os dados.

4.11 Impressão de Proposta

1. Acessar a aba Geral da licitação.
2. Clicar na seta de opções disponível na tela.
3. Selecionar o modelo de proposta desejado.
4. Gerar a impressão.
5. Conferir o documento antes de enviar ao cliente ou órgão licitante.

5. Pontos de Atenção

• Sempre verificar se a licitação já existe antes de criar um novo cadastro.
• Utilizar a função Clonar sempre que houver processos semelhantes.
• Conferir descontos e categorias CMED antes de salvar.
• Validar corretamente o comissionamento dos representantes.
• Revisar a proposta impressa antes do envio.
• Garantir que todas as informações estejam de acordo com o edital.

6. Fluxo Resumido

Acessar Portal → Pesquisar Licitação → Cadastrar ou Clonar → Preencher Aba Geral → Incluir Itens → Configurar Comissionamento → Salvar → Lançar/Abrir Pedido → Gerar Proposta → Finalizar Processo